Pendaftaran/registrasi mahasiswa
Setiap semester akademik, mahasiswa wajib melaksanakan dua jenis registrasi, yaitu:- Registrasi administrasi, yaitu melunasi kewajiban pembayaran biaya pendidikan melalui Bank yang telah ditunjuk oleh UGM. Mahasiswa kemudian memperoleh status terdaftar dengan pengesahan (pemberian tanda terdaftar) pada Kartu Mahasiswa atau Gamacard oleh petugas registrasi.
- Registrasi akademik, yaitu mencatatkan diri di fakultas masing-masing (dengan menunjukkan bukti pembayaran dari Bank tadi) untuk dapat mengikuti kegiatan akademik semester yang bersangkutan.
Bagi mahasiswa yang tidak melakukan pendaftaran ulang atau cuti akademik, status kemahasiswaannya pada semester yang bersangkutan menjadi batal dan tidak diperkenankan mengikuti kegiatan akademik serta menggunakan fasilitas yang tersedia.
Cuti akademik dan herregistrasi setelah cuti akademik
- Cuti akademik
- Cuti akademik hanya diperbolehkan apabila mahasiswa sudah memiliki izin tertulis dari dekan atau rektor.
- Cuti akademik lebih dari 2 tahun, baik berturut-turut maupun tidak, harus mengajukan surat permohonan cuti akademik kepada rektor dengan tembusan dekan.
- Masa cuti akademik tidak diperhitungkan sebagai masa aktif dalam kaitannya dengan batas waktu studi.
- Selama masa cuti akademik mahasiswa tidak perlu membayar SPP.
- Mahasiswa tidak diperkenankan mengambil cuti akademik sebelum evaluasi empat semester pertama. Apabila ada alasan tertentu (misal: hamil/melahirkan, sakit dan harus dirawat di rumah sakit) dan hal tersebut mendapatkan persetujuan rektor dapat diberi izin cuti akademik, namun masa cutinya tetap akan diperhitungkan sebagai masa studi aktif dan dipakai sebagai dasar perhitungan dalam evaluasi.
- Herregistrasi setelah cuti akademik Mahasiswa yang ingin aktif kuliah kembali setelah menjalani cuti akademik harus melaksanakan tahapan-tahapan sbb.:
- Mengajukan surat permohon aktif kuliah kepada dekan (bagi yang sebelumnya mendapat izin cuti dari dekan) atau kepada rektor (bagi yang sebelumnya mendapat izin cuti dari rektor). Surat permohonan ini harus sudah diajukan paling lambat 1 bulan sebelum kegiatan semester bersangkutan berjalan.
- Melakukan herregistrasi dengan menunjukkan surat izin aktif kuliah dan Kartu Mahasiswa di Kantor Registrasi UGM dan melakukan pembayaran SPP/BOP.
Kartu Rencana Studi
Pada saat memasuki semester baru, setiap mahasiswa harus menentukan program belajarnya untuk semester yang akan berjalan. Matakuliah yang akan ditempuh harus didaftarkan di Seksi Akademik dan Kemahasiswaan Fakultas dengan cara mengisikan Daftar Rencana Studi ke Sistem Informasi Akademik di masing-masing fakultas/jurusan. Rencana Studi tersebut juga harus mendapat persetujuan dari Dosen Pembimbing Akademik yang telah ditunjuk. Beban SKS yang hendak ditempuh harus berdasarkan perolehan IP pada semester sebelumnya dengan aturan sebagai berikut:
| IP Semester | Beban belajar |
| 0.00 - 1,49 | 2 sks |
| 1,50 - 1,99 | 15 sks |
| 2,00 - 2,49 | 18 sks |
| 2,50 - 2,99 | 21 sks |
| 3,00 - 4,00 | 24 sks |
Apabila pada semester sebelumnya mahasiswa melaksanakan cuti akademik maka besarnya beban sks yang dapat ditempuh adalah beban minimal (12 sks). Bagi mahasiswa baru, jumlah beban belajar per-semester ditentukan oleh struktur kurikulum dan kebijakan masing-masing fakultas.
Perkuliahan
Mahasiswa yang kehadirannya di kelas kurang dari 75% dari jadwal yang ditentukan tidak diperkenankan mengikuti ujian matakuliah yang bersangkutan.
Evaluasi Studi
Evaluasi studi dilakukan dalam 3 tahap, yaitu:
- Evaluasi pertama yang diterapkan setelah mahasiswa mengikuti pendidikan selama 4 semester pertama berturut-turut sejak diterima sebagai mahasiswa baru. Evaluasi dilakukan pada akhir semester 4. Pada evaluasi ini mahasiswa harus sudah mengumpulkan minimal 30 sks dengan IPK minimal 2,00. Apabila tidak memenuhi syarat tersebut, mahasiswa bersangkutan tidak diperkenankan lagi untuk melanjutkan studinya di UGM atau drop out.
- Evaluasi tahap kedua yang diterapkan menjelang masa studi kesarjanaan terprogram akan berakhir sesuai dengan jangka waktu yan ditentukan oleh masing-masing program studi. Evaluasi tahap ini diterapkan kepada mahasiswa yang mempunyai masalah dengan pencapaian prestasi akademik yang jauh dari ketentuan yang berlaku.
- Evaluasi akhir yang diberlakukan pada akhir batas masa studi yaitu pada semester ke-14 atau setelah 7 tahun masa studi.
